Fini le temps où les compagnies devaient faire la queue pour soumettre leurs rapports à la fin de chaque année financière. Le Corporate and Business Registration Department introduira incessamment, l’eXtensible Business Reporting Language, une syntaxe informatique capable d’assurer la lecture de données financières.

Le Corporate and Business Registration Department envisage l’introduction imminente de l’eXtensible Business Reporting Language, plus connu comme le XBRL, qui est en fait un langage informatique capable de décrire des données financières. Quelle est la pertinence de cette mesure ?

Cette initiative cadre avec notre détermination à pousser le plus loin possible la mise en oeuvre du concept de communication numérique. L’introduction du XBRL comporte de nombreux avantages non seulement pour les sociétés mais également pour tous les organismes qui disposent là d’un excellent moyen d’effectuer en un temps record des analyses et des comparaisons quant à l’évolution des soumissionnaires ou encore pour vérifier la transparence des données fournies.

Comment la retransmission des données sera-telle réalisée ?

Les données des rapports financiers seront communiquées en ligne au bureau du Registrar. Puisque nous sommes déjà accessibles en ligne, il suffit aux compagnies de se faire enregistrer auprès de Mauritius Network Services, notre prestataire de services dans le domaine informatique, pour être en mesure de transmettre les données de leurs rapports financiers.

Le logiciel contenant le langage du standard XBRL sera offert gratuitement. Au lieu de déposer des documents papier à notre bureau, les préposés chargés de soumettre des données financières n’ont qu’à effectuer la saisie de celles-ci, qui nous seront ensuite confiées par le truchement de Mauritius Network Services.

Dès que ces renseignements financiers sont disponibles dans notre banque de données, les départements tels que la Mauritius Revenue Authority, la Sécurité sociale peuvent y avoir accès. C’est un excellent instrument de travail pour la réalisation d’analyses et de suivi de l’évolution des opérateurs des secteurs économique et commercial.

Comment l’examen des comptes rendus d’Assemblées générales annuelles d’entreprises, de même que leurs rapports financiers se fera-t-il par des individus étrangers à ces entités ?

Seul un résumé de l’état actuel d’une compagnie sera disponible en ligne. Si un préposé souhaite examiner des dossiers d’une période antérieure, il devra venir à notre siège. Nous sommes en train d’apporter des changements à ce niveau. Les documents datant de 2012 peuvent être consultés entièrement sur écran. On a aussi pour projet de mettre en ligne des documents datant de 2009, 2010 et 2011.

Pourquoi ne pas remonter plus loin dans le temps ?

Il n’est pas nécessaire de remonter aussi loin dans le temps. Les informations que contiennent ces documents ont déjà été communiquées. Elles ne sont donc plus d’actualité. Chaque année, une compagnie fournit son rapport. Ce sont les mêmes renseignements, à quelques détails près, qui sont fichés dans les rapports annuels précédents. Les documents sur support papier seront toutefois conservés dans nos archives. Nous aménagerons ce service dans un niveau que nous comptons louer. Bon nombre de documents existants ne sont, au fait, que des renseignements partiels. Il y a des compagnies qui ont des dizaines de dossiers sur support papier. Nous avons adopté un système de classement qui permet d’avoir accès le plus rapidement possible aux documents les plus récents.

Quelles sont les opérations en ligne qu’un homme d’affaires désireux de se faire enregistrer peut entreprendre auprès du Corporate and Business Registration Department ?

Sont désormais possibles, la réservation de nom que l’on souhaite donner à sa future entreprise, les procédures relatives à l’incorporation d’une société, la soumission de fichiers, le paiement. Depuis un an, la carte de crédit est acceptée par notre service de comptabilité, soit pour effectuer des paiements en ligne, soit pour le faire à notre bureau. Pour éviter aux chefs d’entreprise de se déplacer ou de circuler avec d’importantes sommes d’argent, certaines sociétés, surtout les Management Companies qui opèrent dans le secteur des services financiers effectuent des paiements par dépôts. Les déductions sont faites automatiquement après chaque transaction.

Tout cela est une illustration du souci du département de rendre le plus souple possible et le moins encombrant possible les procédures que les chefs d’entreprise et les opérateurs économiques doivent accomplir auprès de notre service. Notre objectif, c’est de réduire – pour ne pas dire éliminer – l’interface humaine au niveau de notre siège social.

Quelles sont les entités qui sont tenues de se faire enregistrer?

Toute entité commerciale dont l’objectif est de réaliser des bénéfices est tenue, selon la loi, de se faire enregistrer auprès du Corporate and Business Registration Department. (2013). Selon les dispositions de la Business Registration Act, toute personne désireuse de lancer un petit business se doit d’avoir une fiche où toutes les données relatives à ses activités sont répertoriées. Tous ces renseignements sont orientés vers une base de données à laquelle ont accès d’autres institutions telles que la Mauritius Revenue Authority, le ministère de la Sécurité sociale, les administrations locales, la Small & Medium Enterprises Development Authority, le Board of Investment. Cette base de données évite une duplication lorsqu’une personne a affaire à un ou plusieurs organismes avec lesquels on partage ces données. C’est ainsi que le Corporate and Business Registration Department est devenu par la force des choses un point central en matière de collecte et de partage de données sur les affaires à Maurice.

Comment le cas des retardataires est-il traité ?

Nous avons généré un système pour répertorier les retardataires. On envoie un rappel si, 28 jours après la tenue d’une assemblée générale annuelle, une compagnie n’a pas jugé utile de nous faire parvenir les documents conformément à la Companies Act. Si la réticence persiste, on fait parvenir un rappel au préposé. On lui donne un choix : puisque la nonsoumission du rapport annuel est en elle-même un délit, on lui suggère de le faire avec à la clé une certaine somme à payer.

Si le préposé n’obtempère pas, il fait face à des risques de poursuite devant une Cour de justice. Il dispose également d' une alternative : soit il accepte de se rendre en Cour soit il accepte le principe d’une composition d’amende, dont le montant est généralement moins élevé qu’une amende imposée par une Cour de justice.

Cependant la décision finale revient au Directeur des poursuites publiques, seul organisme chargé d’effectuer des poursuites. On fait parvenir au bureau du DPP le nombre de compagnies qui ont opté pour une composition d’amende. C’est le DPP qui nous donne le feu vert pour effectuer une composition d’amende. 40% des cas qui étaient à l’étude ont été réglés par le biais de la composition d’amende. Plusieurs raisons peuvent expliquer ce retard. Certains invoquent le manque de quorum de directeurs. D’autres disent que la compagnie est en voie de fermeture et qu’il n’est pas nécessaire de soumettre de rapport. Nous sommes assez flexibles sur ce plan.

Le Corporate and Business Registration Department est bien placé pour assister au va-et-vient des compagnies sur son registre. Combien d’entreprises ont été rayées du registre du votre département durant la période récente, disons en 2012 et 2013 ?

Le nombre d’entreprises qui ont fermé leurs portes en 2012 et 2013 a été respectivement de 1 071 et 4 541. La majorité de ces entités est composée de petites et moyennes entreprises et d’entités dirigées par des individus. Ce sont les petites entités commerciales. Leurs chiffres d’affaires s’élèvent à moins de Rs 50 millions.

Quelles sont les raisons qui ont occasionné ces fermetures ?

Leur nom est rayé du registre dès qu’elles ne donnent plus signe de vie et ne paient pas leur redevance. Par contre, les raisons de ces fermetures sont nombreuses. Les fermetures sont effectuées conformément aux dispositions de l’Insolvency Act, à la demande de leurs créanciers, pour motif de liquidation ou après avoir été confiées à des administrateurs.

Pour 2012, une dizaine d’entreprises ont été fermées par ordre de la Cour conformément aux dispositions de l’Insolvency Act. Ce nombre est passé à 17 en 2013. En 2012, 13 sociétés ont plié bagage à la demande de leurs créanciers respectifs. En 2013, ce chiffre est passé à 23. Le nombre d’entreprises fermées à la suite d’une procédure de mise en liquidation est plus conséquent que dans les deux premiers cas. Le nombre a été respectivement de 27 et de 28 pour 2012 et 2013. En 2012, la gestion d’une dizaine d’entreprises a été confiée à des administrateurs. L’année suivante, ce chiffre est passé à cinq. En 2013, dans le seul secteur des services financiers, 750 sociétés et 1 087 sociétés détenant respectivement le statut de Global Business 1 et de Global Business 2 ont été rayées du registre.

Combien d’entreprises compte l’île Maurice ?

On compte un total 72 024 entreprises opérationnelles à Maurice et qui sont enregistrées auprès de nos services. De ce nombre, il faut compter 11 340 et 12 134 entreprises qui détiennent respectivement le statut de Global Business 1 et de Global Business 2. Ce nombre exclut les entreprises qui ont été rayées de nos registres. Si on les incluait, il y aurait plus de 110 000 compagnies à Maurice. Au niveau des petites et moyennes entreprises et des entités gérées par des individus, on en compte 188 624, parmi lesquelles 137 571 entités commerciales individuelles.